Giấy khen - một món quà vô giá công nhận thành tích học tập của học sinh. Và dĩ nhiên, nếu nó được in ấn cẩn thận thay vì phải viết tay thì giá trị của nó sẽ được nâng lên gấp bội.
Mình đã từng tìm trên mạng những phần mềm hỗ trợ in giấy khen, đã từng cài đặt, sử dụng và in thử. Nhưng mình nhận thấy chúng vẫn rất khó sử dụng và tỏ ra kém hiệu quả.
Trong quá trình tìm hiểu, mình đã tìm ra một cách rất đơn giản nhưng khá hiệu quả, cách làm như sau:
(1) CHỌN MẪU GIẤY KHEN
Cái này khá quan trọng. Chúng ta sẽ chọn mẫu giấy khen đẹp, đúng mẫu mình thích và một điều quan trọng nhất là đừng chọn mẫu giấy bóng vì nó có một lớp bọc khi in gặp nóng nó sẽ co lại nhăn nheo.
Tùy vào khổ giấy máy in hỗ trợ để chọn khổ giấy khen hợp lý, thông thường là khổ A5.
(2) TẠO MẪU
Điều khó nhất trong in giấy khen là làm sao điều chỉnh Tên trường, Họ tên học sinh, Lớp, Danh hiệu, Ngày ký để in đúng vào vị trí trong mẫu.
Tạo mẫu là công đoạn mất thời gian nhất. Hãy tạo một trang Word mới với khổ giấy phù hợp. Chọn size chữ nhỏ thôi (khoảng 8pt) rồi chèn thêm một bảng gồm nhiều hàng, nhiều cột (khoảng 20 hàng 34 cột). Bảng này chỉ giúp chúng ta xác định tọa độ cần in nên hãy bỏ đi đường lưới.
Tiếp theo các bạn đánh số thứ tự cột và dòng được dùng để xác định tọa độ của một ô bất kỳ trong bảng.
Tiếp theo chúng ta sẽ in thử. Hãy để mẫu giấy khen vào máy in và tiến hành in thử. Nhớ đặt giấy ngăn nắp, giữ cố định giấy. Sau khi in, chúng ta sẽ biết được vị trí cần in Tên trường, Tên học sinh, Lớp, Danh hiệu, Ngày tháng ký...
Dựa vào vị trí đã xác định được, chúng ta sẽ trộn các ô nhỏ lại thành ô lớn hơn với size chữ thích hợp.
Tiếp theo, để mẫu giấy khen vào tiến hành in thử lần nữa. Sau lần in này, chúng sẽ xác định gần như chính xác vị trí cần in. Để điều chỉnh từng kích thước nhỏ chúng ta chỉ cần tăng hoặc giảm size chữ ở ô bất kỳ thuộc dòng cần tăng hoặc giảm chiều cao. Có thể kết hợp thêm chức năng điều chỉnh vị trí nội dung trong ô đã chọn bằng chức năng Cell Alignment.
Tùy vào nhãn quang cũng như sự khéo léo của bạn. Có thể sau lần điều chỉnh này, bạn sẽ có một mẫu như ý hoặc nếu thấy vẫn chưa được hãy điều chỉnh thêm một vài lần nữa. Mình tin chắc chỉ cần in từ 3 đến 5 tờ giấy mẫu thì bạn sẽ có một mẫu đẹp và chính xác.
Sau khi đã xác định chính xác tọa độ, hãy xóa đi chỉ số dòng (cột).
Công việc còn lại, ta sẽ tạo một danh sách (bằng Word hoặc Excel tùy bạn) làm dữ liệu phục vụ cho việc trộn thư.
Đến đây coi như xong. Bạn có thể mất khoảng 10 phút và 2 đến 5 tờ giấy khen để tạo xong mẫu này nhưng bạn sẽ sử dụng nó trong những lần in sau.
Tiếp theo bạn cần trộn thư. Bạn vẫn chưa biết cách trộn thư? Không sao, mình sẽ viết tiếp bài này khi rảnh để hướng dẫn bạn cách trộn thư.
Còn tiếp...
